"Kaffee & KI": Prozesswissen mit KI sichtbar machen

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Der Deutsche Landkreistag lädt im Rahmen der Online-Reihe „Kaffee & KI“ zur nächsten Veranstaltung ein. Vorgestellt wird ein Ansatz, mit dem Verwaltungen ihr vorhandenes Prozesswissen ohne klassische Modellierungsworkshops und ohne formale Prozesssprache erfassen können. Vanessa Schäfer, Leiterin des Bereichs Organisation und Digitale Transformation beim Lahn-Dill-Kreis, berichtet über die praktische Bedeutung dieses Ansatzes für die Verwaltungsmodernisierung.

Ausgangspunkt ist ein bekanntes Problem: Viele Abläufe in Verwaltungen beruhen auf Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender. Wenn Beschäftigte die Organisation verlassen oder Stellen nicht nachbesetzt werden, droht dieses Wissen verloren zu gehen. Zugleich fehlt häufig ein belastbarer Überblick über Prozesse, Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und Optimierungspotenziale.

Der KI-Einsatz setzt genau hier an. Mitarbeitende beschreiben ihre Arbeitsschritte in Alltagssprache. Die KI verarbeitet diese Angaben, verknüpft einzelne Prozessschritte und fragt nach, wenn Informationen fehlen oder Zusammenhänge unklar bleiben. Auf diese Weise entsteht aus praktischem Erfahrungswissen ein strukturiertes Prozessbild. Dieses kann anschließend ausgewertet werden, etwa mit Blick auf Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten, personelle Abhängigkeiten oder besonders aufwendige Abläufe.

Zum Format: In den einstündigen Sitzungen der Reihe „Kaffee & KI“ beleuchten Expertinnen und Experten praxisnah die Chancen und Herausforderungen des KI-Einsatzes in der öffentlichen Verwaltung und Daseinsvorsorge. Teilnehmende erhalten unter anderem Einblicke in praktische Anwendungen und Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag der Referierenden. Das Format richtet sich an alle Interessierten – auch ohne technischen Hintergrund –, die sich über aktuelle Entwicklungen und Anwendungen von KI in Staat und Verwaltung informieren möchten.

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